InnoVentory - vonalkód és RFID alapú tárgyieszköz nyilvántartás és leltár

InnoVentory – automatikus azonosításon alapuló (vonalkód, RFID) pontos tárgyi eszköz nyilvántartást és leltárt tesz lehetővé. Pontos nyilvántartás és tárgyieszköz menedzsment, mobil adatgyűjtővel támogatott, gyors, pontos leltár.

A pénzügyi / számviteli nyilvántartások az aktivált tárgyi eszközökről pénzügyi jellegű adatokat tárolnak és vezetik az értékcsökkenést. Az eszközök aktiválása azonban gyakran azok használatba adását, kihelyezését követően történik csak meg. Az eszközök fizikai hollétéről, mozgáskövetéséről a számviteli programok ezért gyakran keveset vagy semmit sem tudnak.

Az InnoVentory tárgyieszköz nyilvántartó rendszer az eszközök fizikai hollétét és a tárgyieszköz vonalkód / RFID alapú mozgáskövetését helyezi a középpontba. Együttműködik a meglevő pénzügyi / ügyviteli / ERP rendszerek nyilvántartásával, interfészen keresztül képes adatokat cserélni azokkal.

Az automatikus azonosításnak köszönhetően az időszakos tárgyieszköz leltár elvégzése sokkal kevesebb időt és erőforrást igényel, pontossága nagyságrendekkel meghaladja a papír alapú leltárfelvételt és feldolgozást.

Milyen előnyöket kap az InnoVentory vonalkód / RFID leltárral?

Széleskörű képességek

• Részletes, igény szerinti eszközjellemzőket tartalmazó tárgyi eszköz nyilvántartás
• Szervezeti struktúra leképezése (tárhelyek, személyek)
• Teljes életciklus követés
• Konfigurációkezelés
• Tárgyi eszköz gazdálkodás szakmai számviteli igények naprakész kiszolgálása
• Több telephely vagy több cég (licensz függvényében) kiszolgálása
• Adatimport / export (Excel, TXT, HTML, XML)

Leltár vonalkódos vagy RFID PDA-val

• Vonalkód alapú “papírmentes” helyszíni leltárfelvétel mobil adatgyűjtővel
• Vonalkódos leltárcímkék nyomtatása
• Automatikus bizonylatolás, leltári ív, jegyzőkönyv készítés
• Testre szabható lekérdezések, jelentések, kimutatások

Jogosultságok

• Felhasználók
• Felhasználói csoportok
• Funkciók
• Eszköztípusok
• Mozgáskód szerinti jogok

Együttműködés a meglévő rendszerekkel

• Kliens/Szerver felépítés
• SQL adatbázis (OLEDB, ODBC)
• SAP, Forrás és általános interfész
• Egyedi interfészek, transzparens adatkapcsolat

6 ok, amikor érdemes megfontolni az InnoVentory tárgyieszköz rendszer bevezetését

1.  A pénzügyi rendszer nem rendelkezik valós idejű adatokkal a tárgyieszközök fizikai hollétéről. (Melyik üzemi területen, melyik telephelyen, mely felelősnél található adott időpontban az eszköz?)
2. Az adott tárgyi eszköz beszerzése és aktiválása sok esetben nem egy időpontban történik (projektek kivitelezése, üzemi bővítés).
3. Nem rendelkezik pontos adatokkal a tárgyieszközök életciklusáról.
4. A pénzügyi nyilvántartás nem képes konfigurációkat kezelni (pld. számítógép és perifériák, illetve szoftver licenszek, elemes bútorok, gépek és termelő berendezések részegységei).
5. A pénzügyi rendszer nem képes elkülönülten kezelni a tárgyi eszköz fizikai helyét és a leltár felelőst (pld. az IT eszköz egy irodában található, de a felelőse az IT részleg).
6. Sok erőforrást köt le és nehézkes, pontatlan az éves leltár (a papír alapú leltárhoz viszonyítva a vonalkód/RFID leltár 70%-al gyorsabb, pontossága 99,9%).

InnoVentory funkciói

Igény szerinti eszközjellemzők

A nyilvántartó rendszerben a felhasználó igénye szerint alakítható a tárgyieszközökről nyilvántartott adatok köre. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy eszköztípusonként (pld. bútor, számítógép stb) eltérő jellemzők rögzíthetők az egyes eszközökhöz tartalom és féleség szerint egyaránt.

Szervezeti struktúra leképezés

A tárolási helyek a szervezeti felépítés vagy fizikai elhelyezkedés szerint hierarchikus struktúrába szervezhetők, tetszés szerinti mélységben. Szervezeten kívüli egységek (pld. szerviz) is felvehetők tárhelyként.

Konfigurációkezelés

Több leltári számos tárgyi eszköz, illetve tartozék logikai összerendelésével konfiguráció építhető a rendszerben. A konfiguráció ezt követően egyetlen virtuális eszközként mozgatható, miközben a konfigurációt alkotó eszközök tételesen jelennek meg a mozgás bizonylatokon.

Életciklus követés

A nyilvántartásba vett tárgyieszközökkel kapcsolatos minden változás, mozgás bizonylatolt és naplózott. Bármikor visszakereshető.

Helyszíni leltárfelvétel, kiértékelés

A leltárfelvétel vonalkódolvasóval integrált mobil adatgyűjtővel történik, melynek révén az adatgyűjtés mindig pontos és gyors. A felvett adatok kiértékelése PC-re való áttöltést követően indul, különféle szempontok szerinti automatikus adatellenőrzés mellett. A kiértékelést követően a rendszer helységenkénti részletes leltárívet nyomtat igény esetén.

Több vállalat – Több telephely leltár támogatás

A rendszer lehetővé teszi több vállalat egy rendszeren belüli kiszolgálását a megfelelő licenszelés mellett. Minden vállalat saját adatbázissal rendelkezik, amely a központi rendszerbe szinkronizált. Egy-egy vállalati adatbázisban több önálló címmel rendelkező telephely tárgyi eszközei kezelhetők, tetszés szerinti darabszámban. A rendszer jogosultsági beállításai alapján szabályozható, hogy ki milyen telephely eszközállományával dolgozhat és azon milyen műveletet végezhet.

Jogosultság kezelés

A rendszerben felhasználók, felhasználói csoportok, funkciók, eszköztípusok, és mozgáskód szerint szabályozhatjuk a használati jogot. Pl. az egyik felhasználó számára csak a kis értékű tárgyieszközök legyenek láthatók, a másik csak lekérdezni tudjon, az informatikusok csak az informatikai eszközökre vonatkozó adatokat lássák.

Biztonságos műveletvégzés

A rendszerben végrehajtott minden módosítás és mozgás naplózott, nyomon követhető. A rendszer teljesen zárt, a mozgásokról minden esetben elektronikus bizonylat készül, melyről a felhasználó igényei szerint készülhet papír alapú dokumentum is.

Lekérdezések, riportok

A rendszerhez tartozó lekérdező felülettel néhány előre meghatározott alap lekérdezést kapunk, de saját magunk is készíthetnek új lekérdezéseket. A lekérdezések eredménye exportálható más alkalmazások számára (pl. Excel).

Vonalkódos / RFID leltárfelvétel 4 lépésben

1. Leltárfeladat meghatározása

Az InnoVentory szoftver PC oldali programjával pár kattintással meghatározzuk a leltározandó eszközök körét (teljes vagy részleges leltárfelvétel). Teljes leltárfelvétel esetén minden nyilvántartott eszközre és helységre vonatkozik a leltár, míg részleges leltárfeladat esetén szűkíthetjük az érintett eszközök körét eszközjellemző és/vagy helységek szerint.

2. Leltárfelvétel

A leltárfeladatot vonalkódos/RFID mobil adatgyűjtőre töltjük és vonalkód/RFID olvasással elvégezzük a helyszíni leltárfelvételt.

3. Leltár kiértékelése

A felvett leltáradatokat az adatgyűjtőről PC-re töltjük kiértékeléshez és helyiség leltári ív nyomtatáshoz. A program az eltérésekről listát készít az eltérés okának megjelenítésével.

4. Jóváhagyott leltár feladása

A kiértékelt, jóváhagyott leltáradatok ezt követően áttölthetők a pénzügyi nyilvántartó / ERP rendszerbe (amennyiben szükséges).