Az utóbbi időben – örvendetes módon – egyre több kis és közepes vállalkozás tervezi vállalatirányítási rendszer, azaz ERP bevezetését. Az ERP rendszer bevezetése ma már nem csak a multinacionális nagyvállalatok privilégiuma. Az ERP szállítók egyre inkább nyitnak a kkv szektor felé kínálatukkal. Az első ERP bevezetésnél a cégek több területen is segítségre szorulnak az üzleti, termelési és logisztikai folyamataiknak az átszervezésében. Mire érdemes különösen odafigyelni a tervezéskor?

Egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése feszes ütemezésben is legalább 12-18 hónapot vesz igénybe, a beruházás értéke pedig a vállalat éves árbevételének 2-5%-a minimum. Egy elhibázott döntés így akár a cég további sorsát is megpecsételheti, de minimum igen költséges lesz. Nem kicsi tehát a tét!  Minden felelős vezető/tulajdonos alapvető érdeke, hogy sikeres legyen a projekt, amely hosszútávra megalapozza a vállalat dinamikus fejlődését. Rengeteg szempont szerint kell megvizsgálni egy ERP rendszer alkalmasságát, mi ez alkalommal dióhéjban a gyakorlati oldalt vesszük nagyító alá – az automatikus azonosítás oldaláról.

ERP rendszer bevezetése – mit is jelent ez a vállalat életében?

Az integrált vállalatirányítási rendszer bevezetését több dolog is motiválhatja egy cég életében. A fejlődés egy bizonyos szakaszában az üzleti tervezés és a különféle üzleti, termelési, logisztikai folyamatok összetettsége szinte kikényszerítheti a fejlesztést. E nélkül a cég bizonyosan megreked a fejlődésben, a menedzsment „vakrepülésben” próbálja meg kézben tartani a vállalat sorsát. Az irányítás kicsúszik a vezetők kezéből, a tervezés lehetetlenné válik. Hazai viszonyok között sajnos nagyon sok intő példát láthatunk arra nézve, hogy miként pecsételi meg a helyzet felismerésének hiánya egy egyébként perspektivikus vállalkozás sorsát.

Vezessünk be egy integrált ERP rendszert!

Ahol a vezetők/tulajdonosok felismerték a helyzet tarthatatlanságát, ott már meg is jelent a megoldás: vásároljunk és vezessünk be egy vállalatirányítási rendszert. Nagyon egyszerűen hangzik, azonban ez korántsem kizárólag pénzügyi vagy informatikai kérdés! Elsősorban egy üzleti döntés, amellyel meghatározzuk a vállalat további fejlődésének ívét és potenciálját! Kezeljük is tehát ennek súlyához méltóan.

Hogyan válasszunk ERP rendszert?

1. Először is tudomásul kell venni, hogy egy integrált vállalatirányítási rendszer egy új üzleti intelligenciát is fog hozni a vállalat életébe, bizonyos folyamatokat át kell alakítanunk. Ne várjuk el, hogy az eddigi folyamataink érintetlenül maradhatnak! Ettől nem kell megijedni, egyszerűen el kell kicsit távolodni az „így szoktuk csinálni” csapdájától. Hiszen a vállalat jövőjéről van szó, higgyük el, hogy mindent lehet még jobban csinálni, mint azt eddig tettük! Ezek a változások pozitívak lesznek a jövőbeni vállalati teljesítményre nézve.
2. Világítsuk át objektív szempontok szerint a vállalat jelenlegi működését! Ez egy neuralgikus pont szokott lenni, mivel szembesülnünk kell a saját hibáinkkal is. Ezen a ponton érdemes elgondolkodni egy hozzáértő független tanácsadó megbízásán! Ő képes valóban objektívan értékelni a vállalat jelenlegi helyzetét, átvilágítani a folyamatainkat, megállapítani azokat a pontokat, ahol jelentősen eltérünk az ideálistól. A további pontok minőségi megvalósításában is segítségünkre lehet.
3. Amikor ezzel megvagyunk, fogalmazzuk meg a részletes és pontos elvárásainkat az ERP rendszer felé! Ennek hiányában bizonyosan nem fogunk tudni jól választani. Az a tény, hogy valamelyik versenytársunk ezt vagy azt az ERP rendszert használja, nem jelenti automatikusan, hogy nekünk is arra van szükségünk! Ne feledjük egy percig sem, a vállalat jövőjébe tervezünk éppen befektetni.
4. A kiválasztás előkészítésébe vonjuk be a gyakorlati munkát végző dolgozókat és azok vezetőit is! Ők ismerik leginkább az egyes területek problémáit, a munkavégzés pontos menetét. Ők látják leginkább azt is, hogy hol lehetne javítani a hatékonyságon. Ne feledjük, hogy a bevezetésre kerülő ERP rendszer képességeinek kihasználásához szükségünk lesz olyan adatokra, melyek a raktárban, termelésben, logisztikában, minőség ellenőrzésben stb. Keletkeznek.
5. Tartsuk szem előtt, hogy egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésének sikere csak részben múlik az ERP rendszer képességein. Nagy részben a tervezésen, nagy részben a bevezetés mikéntjén, valamint a saját hozzáálláson (és a munkatársak hozzáállásán) is múlik.

Vonalkód vagy RFID és az ERP

Amikor megvizsgáltunk több potenciálisan szóba jöhető integrált vállalatirányítási rendszert elméleti oldalról, akkor térjünk át a gyakorlati oldal értékelésére. Ahhoz, hogy a bevezetésre kerülő ERP kiszolgálja az üzleti érdekeinket és segítsen az erőforrás tervezésben, hihetetlen mennyiségű adatot kell rögzíteni. Ez nem választható opció, hanem kötelező gyakorlat. E nélkül nincs tervezés, nincs döntéstámogatás, nincs pénzügy, nincs raktár, nincs megrendelés, nincs üzlet – nincs ERP.

Hogyan kerülnek be az adatok az ERP rendszerbe?

Az ERP rendszer „adat éhségét” megnövekedett adminisztratív munkával lehet kielégíteni. Ezen munkák és adminisztratív folyamatok megszervezése során törekedni kell arra, hogy:

• az adatok valós időben,
• az adatok keletkezési helyén,
• lehető legegyszerűbb és leggyorsabb módon,
• a lehető legpontosabban,
• ellenőrizhető módon,
• felelősök által,
• papír alapú nyilvántartások minimalizálásával / mellőzésével

kerüljenek rögzítésre.

Az adatok rögzítése lehetséges manuálisan (például egy kihelyezett számítógépen) vagy valamilyen automatikus azonosítási technológia, nevezetesen vonalkód vagy RFID (rádiófrekvenciás azonosítás) használatával mobil terminálokon. Ez utóbbi biztosítja azt, hogy valóban az adat keletkezési helyén rögzítsük azokat. Az automatikus azonosítás (vonalkód és RFID) használata ezt a célt szolgálja általánosan. Minden adat egyetlen vonalkód/RFID olvasással kerül rögzítésre az ERP rendszerbe, annak keletkezési helyén, valós időben.

A kétféle adatrögzítés közül az automatikus azonosítás használata nagyságrenddel gyorsabb, 100% pontosságú, gyakorlatilag tévedésmentes a manuális rögzítéshez képest. Az adminisztratív munkákra fordított idő 30-90%-al kevesebb lehet.

Valós idejű adatrögzítés vonalkóddal

A pontosság mellett a valós időben történő adatbevitel is kiemelten fontos. E nélkül az ERP rendszerbe felvitt adatok idejétmúltak. Amennyiben papír alapon rögzítenek eseményeket, majd később rögzítik az ERP rendszerben, akkor csupán egy múltbéli állapot (3 órától 3 napig terjedően) alapján tudnak dolgozni. Ez azt jelenti, hogy az adatállomány „követővé” válik amely lehetetlenné/nehézkessé teszi a tervezést.

Vonalkód vagy RFID?

Ennek eldöntése nagyon sok kérdést vet fel, melyhez mindenképpen szakértelem kell. Ha érdekli bővebben ez a téma, akkor ajánljuk, hogy olvassa el ezt a cikket.

Milyen vonalkódos vagy RFID eszközök szükségesek?

Amikor az ERP kiválasztása során a gyakorlati folyamatokat tervezzük, akkor szükséges megvizsgálni azt is, hogy a szükséges hardver eszközökkel történő munkavégzést milyen szinten támogatja az ERP rendszer? Ez alapján tudjuk eldönteni, hogy az egyes vállalatirányítási rendszerekbe hogyan és mi módon integrálhatók a hardver eszközök.

Először is nézzük meg a legelterjedtebb AUTO-ID eszközök fogalmait röviden.

Vonalkódolvasó – RFID olvasó: Számítógéphez vagy más host-hoz (pl. tablet, PLC, stb) vezetéken keresztül vagy vezeték nélkül kapcsolódó adatbeviteli eszköz. Önálló intelligenciával nem rendelkezik, a leolvasott kódot dekódolja és azonnal továbbítja a host felé (mintha például billentyűzeten beütöttük volna az adott karaktersort).

Vonalkódos vagy RFID mobil adatgyűjtő terminál: Olyan mobil számítógép (PDA), mely beépített vonalkódolvasóval vagy RFID olvasóval rendelkezik, ipari használatra tervezett (por, víz és ütésálló), vállalati hálózatra WLAN van WWAN keresztül kapcsolódik. Az ERP funkcionalitásától függően TELNET, távoli asztali vagy böngészőn keresztül használja az ERP funkciókat, illetve az ERP szállító saját applikációt biztosít, ami fut az adott mobil számítógépen. Speciális esetben (amennyiben nagy képernyő szükséges) választhatunk ipari tabletet is a mobil munkavégzésre.

Címkenyomtató: Tekercses kivitelű öntapadós papír vagy szintetikus címkére nyomtat termo-transzfer eljárással vonalkódot, szöveget. Négyzet alakú pixelekkel dolgozik, grafikus nyomtatásra korlátozottan alkalmas. Telepíthető lokális számítógépre, vagy hálózati nyomtatóként LAN/WLAN kapcsolattal.

Hardver eszközök kiválasztásának szempontjai

Az ERP oldali vizsgálatot ott kell kezdeni, hogy az adott ERP rendszer szállítója milyen eszközt javasol. Előírhatja például a mobil adatgyűjtő eszköz operációs rendszerét, képernyő felbontását, de akár konkrét modellhez is ragaszkodhat. Ez főleg abban az esetekben szokott előfordulni, ha nem TELNET vagy böngésző/távoli asztalon keresztül kezeli a mobil eszközt, hanem saját applikációt futtat rajta.

Ezen túlmenően a alábbiakat vegyük figyelembe a kiválasztás során:

• funkcionalitás,
• megfelelő szintű védelem a környezeti behatásokkal szemben,
• gyártói háttér (szerviz, support),
• üzemeltetési tapasztalatok,
• ergonómia,
• ár/érték arány.

Összefoglaló – javaslatok ERP kiválasztásának gyakorlati szempontjaihoz

Nagyban hozzájárulunk a sikeres bevezetéshez, ha a fentiekben részletezett, a gyakorlati munkavégzéshez és az adatrögzítés hatékonyságára irányuló szempontokat már az ERP rendszer kiválasztása során figyelembe vesszük.

Az ERP szállító partner jelöltekkel pontosan tisztázzuk az alábbiakat még a kiválasztási folyamat során. (Ezek a kérdések a bevezetés során egyértelműen fel fognak merülni, de akkor már kész tények elé leszünk állítva, jobb-rosszabb kompromisszumokra kényszerülhetünk ezzel kapcsolatban.)

• Milyen modulok szükségesek ahhoz, hogy az igényeink szerinti folyamatok követhetők/irányíthatók legyenek? (például WMS modul, termeléskövetési modul stb.) 
• Milyen vonalkódokat kezel?
• Képes-e generálni és értelmezni (visszaolvasáskor) az általunk használni kívánt kódrendszert? (a visszaolvasáskor a benne található információk bekerülnek-e a megfelelő adatmezőbe? Ez nagyon meggyorsítja az adatbevitelt, nem kell kézzel töltögetni űrlapokat.)
• Hogyan állítja elő a vonalkódos címkéket a rendszer? Tartalmazza-e az ajánlat a címke tervezéséhez és nyomtatásához szükséges modult?
• Hogyan küldi ki a címkenyomtatóra a címkét? Mivel ezek nem grafikus nyomtatók, preferálható a natív támogatás, amikor a saját nyelvén (ZPL, IPL, stb) küldi ki a címkét a nyomtatásra grafikus mód helyett. Ebben az esetben a címke nyomtatás lassabb lesz és nagyobb memóriát igényel a címkenyomtatótól.
• Van-e saját applikáció az adatgyűjtőkhöz/tabletekhez? Ha igen, milyen modellt ajánlanak?
• Ha böngészőn keresztül használhatók az egyes funkciók mobil adatgyűjtő eszközön, akkor milyen képernyőképet lát a felhasználó? Kis kijelzőre optimalizáltat? Milyen felbontású képernyőhöz van optimalizálva? (pixel x pixel)
• Érdemes az ERP szállítókkal közösen végig nézni az adott folyamatokat, hogy az egyes területek igényeihez igazodva a tervezett módon, vonalkódos/RFID támogatással hogyan kezelhetők ERP részéről az adott folyamatok.
• Az ERP kiválasztási folyamatba vonjunk be megfelelő kompetenciákkal rendelkező, lehetőleg független szakértőt/tanácsadót, akik a kiválasztás mellett a bevezetés folyamatát is képes felügyelni/irányítani.