Az üzleti év végén minden vállalkozásnak fel kell mérnie vagyontárgyait, készleteit. Ez nem csak törvényi kötelezettség, a mérleghez szükséges dolog, hanem jól felfogott üzleti érdek is. Ettől függetlenül minden vállalkozás életében erősen „nemszeretem” időszak a leltár ideje. Hogyan lehet gyorsan és pontosan leltározni?

A hagyományos, papír alapú leltár lassú és pontatlan. Maga a leltár felvétele is napokat, heteket - van olyan vállalat, ahol hónapokat - vesz igénybe, de a leltár rögzítése és kiértékelése azonban sokszor még ennél is tovább tart. Mivel a leltári adatok először papírra kerülnek, majd onnan valaki adatbázisba rögzíti, elkerülhetetlenek a tévedések. A pontatlan leltár rontja az üzleti eredményeket, emellett frusztrációt okoz a menedzsmentnek és a munkatársaknak egyaránt.

Hogyan lehet megúszni az „időrabló leltározást”? Sajnos sehogy, azonban elvégezhető sokkal gyorsabban is, kevesebb munkaerővel és 99,9% pontossággal.

Ha a tárgyi eszközeit ellátja vonalkódos vagy RFID (rádiófrekvenciás) azonosítóval, a leltározást egyszerűen a vonalkódok, vagy RFID azonosítók leolvasásával elvégezhető. Az erre alkalmas adatgyűjtők azonnal, elektronikus formában továbbítják a leltári tételeket a leltározást végző szoftver felé, így nem kell utólagos adatrögzítéssel tölteni a drága időt, és a tévedések lehetősége is nullára csökken.

Vonalkódos tárgyieszköz leltár

A vonalkódok segítésével végzett tárgyi eszköz kezelés esetén az egyes tételeket (bútorokat, irodai eszközöket, számítástechnikai berendezéseket) egy időtálló, vonalkódos leltári címkével jelöljük meg. A címke tartalmazza az eszköz azonosítóját a vonalkódban.

A leltározás során az egyes tételek azonosító címkéit olvassuk le vonalkódos adatgyűjtővel. Mikor minden egyes tétel vonalkódja leolvasásra került, végeztünk a leltár felvétellel, következhet a kiértékelés.

RFID tárgyieszköz leltár

A leltározás elve megegyezik a vonalkódos leltározással, azonban az egyes tételek RFID (rádiófrekvenciás) azonosító tag-et kapnak. Az adott tárgy egyedi azonosítóját maga az RFID chip tartalmazza, és egy RFID adatgyűjtővel olvashatják le az azonosítót.

Mivel az RFID nem igényel közvetlen rálátást az adott tételre, optimális esetben elegendő a helységben körbejárni az RFID adatgyűjtővel, és minden azonosító leolvasásra kerül, ami az adott helységben található. Például nem szükséges kinyitni a szekrényeket, kihúzni a fiókokat, a benne található tárgyak azonosítóit akkor is le fogja olvasni az RFID adatgyűjtő!

A leltár kiértékelése

A leltározott tételek kiértékelése már a számítógépes alkalmazásban történik, a kész eredmények „egy gombnyomásra” rendelkezésre állnak. A leltári szoftver képes az eredményeket elektronikus formában átadni a könyvelő vagy más, akár vállalatirányítási rendszernek. Elmarad az adatrögzítés, csökken a tévedés lehetősége.

Vonalkódos és RFID tárgyi eszköz kezelés – megtérülés, költségek

A költségek vizsgálata szempontjából több tényezőt is érdemes figyelembe vennie. Összességében elmondható, hogy mind az eszközigényt, mind a bevezetési költségeket figyelembe véve az RFID-val támogatott tárgyi eszköz kezelés költségesebb, mint a vonalkódos, azonban sok esetben mégis az RFID térül meg gyorsabban.

Vonalkódos tárgyi eszköz leltár

• A vonalkódos címke olcsón előállítható.
• Vonalkódos címkenyomtatóval pótolható/előállítható.
• Nem kell figyelembe venni rádiófrekvenciás környezetet.
• Szinte bárhol megvalósítható.
• Vonalkódos adatgyűjtő olcsóbb.
• Egyszerűbb szoftveres megoldás, ebből következően alacsonyabb bevezetési költségek.

RFID-val támogatott tárgyi eszköz kezelés

• RFID tag költsége magasabb a vonalkódos címkénél.
• Nem minden tárgyon alkalmazható (fémek, folyadékok speciális tag-et igényelnek).
• Figyelembe kell venni a rádiófrekvenciás környezetet.
• Előzetes vizsgálatot igényel az alkalmazhatóság.
• Vonalkódos adatgyűjtőnél költségesebb az RFID adatgyűjtő.
• Összetettebb szoftveres hátteret igényel, költségesebb bevezetés.

RFID vagy vonalkódos tárgyi eszköz leltár?

Minden esetben egyedi vizsgálatot igényel, hogy melyik azonosítási megoldás felelhet meg a feladathoz. Beruházás előtt mindenképpen kérjen tanácsot szakembertől!

Vonalkódos azonosítókkal egy átlagos, 3-5.000 tételből álló leltár elvégzése kiértékeléssel együtt legfeljebb 1 nap alatt, RFID azonosítókkal mindössze néhány óra alatt elvégezhető.

Mikor kifizetődőbb RFID-val végezni a tárgyi eszközök nyilvántartását?

• Nagyon sok tételt (> 5000) kell nyilvántartani, vagy
• a nyilvántartott eszközök nehezen elérhető helyen vannak (pld. beépített berendezések), vagy
• sok tétel van tárolókban elhelyezve (pl. textiláru konténerekben, dobozokban) (nem kell kipakolni minden tételt az azonosításhoz),
• RF szempontból megvalósítható az RFID azonosítás,
• vagyonvédelmi szempontból sűrűn kell letárt végezni, fontos a gyorsaság (pl. szállodák, rendezvénytermek).

Figyelembe véve a munkaidő megtakarítást, egy vonalkódos vagy egy RFID tárgyi eszköz kezelő rendszer bevezetése már az első leltár alkalmával megtérülhet!